Ratifo 개인정보 처리방침

1. 운영자와 적용 범위

이 방침은 Ratifo 웹·데스크톱·모바일 서비스와 고객 문의 처리에 적용됩니다. 계정 관리와 서비스 운영에 관한 개인정보는 운영자가 처리합니다. 회사 자료를 등록하는 경우에도 회사와 회의 참여자의 권한·개인정보에 관한 제3절의 조건을 준수해야 합니다.

2. 처리 목적·항목·근거·기간

회원이 입력·업로드한 자료, 소셜 로그인 제공자가 전달한 정보, 서비스 이용 중 생성되는 정보를 아래 목적에 필요한 범위에서 처리합니다. 다른 회의 참여자의 정보는 제3절의 처리 근거가 필요합니다.

Google·Apple 로그인에서 해당 계정의 비밀번호를 받지 않으며 프로필 사진을 계정 정보로 보관하지 않습니다. 각 제공자의 인증 과정에는 Google 개인정보처리방침과 Apple 개인정보 처리방침이 적용됩니다.

Apple 로그인을 선택하면 연결 관리와 탈퇴 시 연결 해제를 위해 Apple 인증 토큰을 서버에 암호화해 보관합니다. 가입 취소·만료·회원 탈퇴 뒤 연결 해제를 요청하고, 외부 서비스 장애가 있으면 필요한 암호화 토큰만 보관해 재시도한 뒤 삭제합니다. 이 재시도 때문에 Ratifo 개인 자료 삭제를 중단하지 않습니다. Apple의 이메일 전달 설정·연결 철회 알림도 반영하며, 알림 원문이나 이메일 대신 중복·오래된 인증 처리를 막는 해시와 시각을 보관합니다. 중복 확인 기록은 30일 뒤, 더 이상 계정 연결이나 진행 중인 인증이 없는 식별 기록은 마지막 변경 후 30일 뒤 정리합니다.

마케팅 목적 이메일 이용과 광고성 이메일 수신은 각각 선택 사항입니다. 거부하거나 철회해도 서비스 이용에 불이익이 없으며, 마케팅 선택 동의 안내에서 동의 범위와 철회 방법을 확인할 수 있습니다. 회의 자료는 마케팅에 이용하지 않습니다.

가입 경로별 분석은 어떤 경로로 온 회원이 회사 양식 회의록을 받아보고 다시 사용하는지 확인하는 데 사용합니다. 분석 기록에 이름·이메일·회의 내용·음성·문서 원문을 복사하지 않습니다. UTM 키워드는 광고 링크에 미리 지정한 구분값이며 사용자가 검색창에 입력한 실제 검색어는 수집하지 않습니다. 이 자사 통계의 가입·이용 결과를 네이버·Google에 전송하거나 맞춤 광고 대상을 선정하는 데 사용하지 않습니다. Google Ads의 공개 페이지 기본 측정은 제4·6절에서 별도로 안내합니다. 이 자사 분석을 원하지 않으면 제1절 접수처로 삭제·처리정지를 요청할 수 있으며, 요청 때문에 회의록 기능 이용을 제한하지 않습니다.

3. 회의 참여자·민감정보·아동의 정보

회원은 다른 회의 참여자에게 필요한 안내·동의 등 적법한 처리 근거, 회사 자료를 이용할 권한, 외부 AI 처리와 공유가 허용되는 범위를 확인해야 합니다. 회원의 가입 동의가 다른 참여자의 개인정보 처리 근거를 대신하지 않습니다.

운영자도 실제 처리 목적과 자신의 역할에 맞는 처리 근거를 확인하며, 회원의 자료 이용 권한이나 책임 조항만으로 이를 대신하지 않습니다. 근거가 확인되지 않거나 권리 침해가 의심되는 경우에는 필요한 범위에서 처리를 보류·중단하고 확인합니다.

서비스는 민감정보나 고유식별정보의 입력을 요구하지 않습니다. 불필요한 민감정보·고유식별정보는 녹음·업로드·질문에 포함하지 마세요. 건강·정치적 견해 등의 민감정보를 처리하려면 별도 동의나 법령상 허용 등 개인정보 보호법 제23조의 근거가 필요합니다. 주민등록번호 등 고유식별정보에도 관계 법령의 별도 요건이 적용됩니다.

회원이 별도 동의를 받았다는 사정만으로 Ratifo가 해당 정보의 처리에 필요한 모든 보호조치나 기능을 제공한다는 뜻은 아닙니다. 지원 범위를 벗어난 민감정보·고유식별정보 처리가 필요한 경우에는 자료를 등록하기 전에 제1절 접수처로 처리 가능 여부를 확인해 주세요. 우발적으로 포함된 정보를 확인하면 필요한 접근 제한·삭제 등 조치를 검토합니다.

회의 자료에 민감정보가 포함되어 있으면 공유받은 사람에게 함께 보일 수 있습니다. 링크 공유에는 회의 결과·전사 근거·오디오가 포함될 수 있고, 공유 주소와 설정된 비밀번호를 가진 사람이 접근할 수 있습니다. 공개를 원하지 않는 자료는 공유하지 말고, 공유하기 전에 포함된 정보를 확인해 주세요. 이미 등록한 정보의 삭제·공유 중단은 제1절 접수처로 요청할 수 있습니다. 내려받거나 외부로 전달된 사본은 서비스에서 자동 회수할 수 없습니다.

베타 서비스 가입은 만 14세 이상으로 제한하며 법정대리인 동의 가입을 제공하지 않습니다. 만 14세 미만 가입 사실을 알게 되면 이용을 제한하고 적법한 보관 근거가 없는 개인정보를 지체 없이 삭제합니다. 회의 자료에 아동의 정보가 포함되는 경우에도 해당 정보의 처리 근거가 필요합니다.

4. 외부 처리와 국외 이전

운영자는 음성·전사문·회의록뿐 아니라 회사 양식·질문·대화·메모 등을 포함한 회원 자료를 AI 모델의 학습·미세조정 또는 일반 성능평가용 데이터셋 구축에 사용하지 않습니다. 회원이 요청한 작업의 수행, 해당 작업의 오류 확인·수정 및 보안 사고 대응에 필요한 범위에서 처리할 수 있으며, 그 과정에서 확인한 자료도 학습·평가용 데이터셋으로 전환하지 않습니다. 이러한 처리는 이 방침의 목적·근거·기간에 한정하며 회원 자료를 일반적인 제품 개선용으로 재사용하는 근거가 되지 않습니다.

Soniox로 음성을 전사하고 OpenAI로 회의록 작성·검색·편집 및 회사 양식 분석을 처리합니다. 양식 문서에 남아 있는 이름·서명·과거 회의 내용도 분석 입력에 포함될 수 있습니다.

회의 처리와 서비스 운영

Soniox와 OpenAI의 고객 콘텐츠 학습 이용에 동의하거나 데이터 공유를 활성화하지 않습니다. 공급자의 지원·보안 업무에는 서비스 서버와 다른 처리 경로가 적용될 수 있습니다. 외부 업체의 보안 처리와 백업에 남는 사본에는 해당 업체의 보관·삭제 정책이 적용됩니다. Soniox 개인정보 안내, OpenAI API 데이터 보관 안내에서 상세 내용을 확인할 수 있습니다.

OpenAI의 처리 국가와 보관

Ratifo는 OpenAI의 지역 미지정 API를 사용하므로 처리 국가가 한 곳으로 제한되지 않습니다. 업체별 처리 업무와 위치는 OpenAI 공식 재수탁자 목록, 보관 방식은 OpenAI 공식 데이터 보관 안내에서 확인할 수 있습니다.

응답의 별도 저장은 요청하지 않습니다. 입력·출력을 포함할 수 있는 악용 방지 기록은 기본 최대 30일 보관하며, 법률상 필요 또는 서비스·제3자의 피해 방지를 위해 연장될 수 있습니다. 프롬프트 캐시가 적용되는 경우 해당 캐시 자료는 최대 24시간 보관됩니다.

인증 메일과 고객 문의

인증 메일과 문의 답변은 OCI Email Delivery로 발송합니다. support@ratifo.com으로 받은 문의는 Cloudflare Email Routing을 거쳐 운영자의 Gmail 사서함에 보관합니다. 이 과정에서는 해당 메일의 주소·내용·첨부파일을 처리합니다.

문의에 필요한 범위를 넘는 회의 원본이나 민감정보를 첨부하지 마세요. 문의 메일의 처리 범위는 회원가입용 소셜 인증과 구분합니다.

이전 시점·방법·근거와 거부

음성 업로드·전사·AI 요청을 처리할 때 필요한 자료를 암호화된 통신으로 외부 업체에 전달합니다. 인증 메일은 회원의 발송 요청 시, 문의 메일은 수신·답변 시 각 이메일 경로에서 처리됩니다. 회원 본인과의 계약 체결·이행에 필요한 국외 처리위탁·보관에는 개인정보 보호법 제28조의8 제1항 제3호의 요건에 맞는 공개·고지 절차를 적용합니다. 다른 참여자의 정보에는 해당 정보주체에 대한 적법한 이전 근거가 필요합니다. 별도 동의가 필요한 이전에는 사전에 동의를 받습니다.

외부 AI에 정보를 보내기 전에 제공 업체·전송할 자료·목적을 안내하고 허용 여부를 확인합니다. OpenAI의 회의록 작성·양식 분석·AI 답변과 Soniox의 고급 음성 인식 허용은 구분하여 기록합니다. 동의 철회는 제1절 접수처로 요청할 수 있으며, 철회 후에는 해당 업체로 새로운 정보를 보내지 않습니다. 기존 회의록 확인·다운로드와 녹음 저장은 계속 이용할 수 있습니다.

로그인 하단에 AI 정보 전송을 포함한 동의 안내가 표시되는 모바일 앱에서는 로그인 버튼을 눌러 새 계정의 가입을 완료할 때 이용약관과 OpenAI 정보 전송 안내에 대한 동의를 함께 기록합니다. 기존 계정의 로그인에는 이 방식을 적용하지 않으며 이전 허용·철회 기록을 유지합니다. PC와 별도 동의 화면이 표시되는 앱에서는 해당 화면에서 선택한 동의만 기록합니다. 마케팅과 다른 AI 업체의 허용은 함께 부여하지 않습니다.

허용하지 않으면 해당 외부 AI 기능은 제공하기 어렵습니다. 이미 전송한 자료의 처리정지·삭제는 제1절 접수처로 요청할 수 있으며 해당 업체와 협력하여 처리합니다. 허용 철회가 이미 보낸 정보의 삭제를 뜻하지는 않으며, 이전 관련 요구를 회원 탈퇴로만 제한하지 않습니다.

Google Ads 공개 페이지 기본 측정

광고 유입의 기본 측정을 위해 운영 사이트의 공개 홈·로그인 진입에 Google LLC의 Google 태그를 사용합니다. 광고·분석 쿠키 저장, 광고 사용자 데이터 이용과 맞춤 광고는 허용하지 않는 설정으로 시작하며, 이를 허용으로 변경하지 않습니다. 광고 클릭 식별값을 가리는 설정도 적용합니다. 이메일 마케팅 선택 동의는 이 태그의 광고 동의로 사용하지 않습니다.

이 설정에서도 페이지 주소·브라우저가 제공하는 유입 페이지 정보, 요청 시각·브라우저 정보·동의 상태·광고 클릭 정보의 존재 여부 등이 포함된 쿠키 없는 요청과 전송에 필요한 접속 정보가 Google로 전달될 수 있습니다. 태그가 데이터를 전혀 전송하지 않는다는 뜻은 아닙니다. Ratifo는 이 태그에 이름·이메일·회원 번호·회의 원문이나 자사 통계의 가입·다운로드 기록을 추가하지 않습니다. Google의 처리·보관·국외 처리와 권리 행사 안내는 Google 개인정보처리방침, 쿠키 없는 측정의 상세 동작은 Google 동의 모드 안내에서 확인할 수 있습니다.

5. 보관과 파기

목적을 달성하거나 보관기간이 끝난 개인정보는 지체 없이 파기합니다. 법령상 별도 보관이 필요한 정보는 해당 항목·근거·기간에 한정하여 다른 자료와 분리 보관하고 다른 목적의 이용을 제한하며, 사유가 끝나면 지체 없이 파기합니다. 전자적 정보는 복구·재생할 수 없도록 삭제하고, 출력물이 있으면 분쇄 등으로 파기합니다.

• 원본 음성: 첫 저장일부터 30일 후 자동 삭제 대상입니다. 진행 중인 전사 등 파일을 사용하는 처리가 끝나면 정리하고 실패한 삭제는 재시도합니다. 원본 삭제만으로 전사문·회의록이 삭제되지는 않습니다. 시행 전 원본에는 시행 후 최소 30일의 유예를 적용하고, 기존 만료일이 더 늦으면 그 기한을 유지합니다. 회의 화면에서 실제 만료일을 확인할 수 있습니다.
• 휴지통: 새로 삭제한 회의는 30일 동안 복원할 수 있으며, 기간이 끝나면 영구 삭제 절차를 진행합니다. 시행 전 휴지통 자료는 기존 90일 기한을 유지합니다. 목록의 복원 가능 기한을 확인하거나 휴지통을 비워 먼저 영구 삭제할 수 있습니다.
• 회원 탈퇴: 계정 메뉴에서 탈퇴를 요청할 수 있습니다. 접수하면 서비스 접근과 기존 세션을 차단하고 개인 회의·음성·전사·회의록·공유, 개인 양식·대화·할 일·용어·설정·앱 피드백과 계정 식별정보를 삭제합니다. 진행 중인 외부 처리는 종료와 삭제를 확인하며 실패한 작업은 재시도합니다.
• 최소 증빙: 사용자 내부 번호, 약관·안내 문서 버전·주소·시각, 마케팅 동의·철회 값·시각·경로, 외부 AI 업체별 허용·철회 값과 안내 버전·시각, 탈퇴 접수·삭제 완료 시각은 탈퇴 접수 후 1년(365일)까지 전용 기록으로 보관 후 파기합니다. 이 증빙에 이름·이메일·소셜 계정 식별값·인증값이나 회의 내용을 추가하지 않으며, 증빙 보관을 위해 회의 자료의 삭제를 늦추지 않습니다. 계약·권리 요청 처리 사실 확인에 필요한 운영자만 접근하며 광고 발송이나 이용 분석에 사용하지 않습니다. 아직 끝나지 않은 삭제 작업의 이행 기록은 완료에 필요한 범위에서 유지한 뒤 정리합니다.
• 백업과 삭제 이력: DB 백업은 생성일부터 30일 보관하며, 복원할 때 탈퇴한 계정과 개인 자료가 다시 제공되지 않도록 삭제 이력을 재적용합니다. 만료된 백업은 복원에 사용하지 않고 해당 백업 전용 복원 이력도 함께 정리합니다. 삭제된 자료가 백업 사본에 남아 있는 동안에는 복구 업무에 필요한 접근으로 제한하며 일상적인 서비스 제공에 사용하지 않고, 백업 만료 시 파기합니다. 백업 보관은 삭제 요청이나 다른 사본의 파기를 무기한 미루는 근거가 되지 않습니다.

문의 메일·첨부파일·답변 사본도 제2절의 문의 자료 보관 기준에 따라 정리합니다. 실제 분쟁이 계속되어 별도 보관이 필요한 경우에는 관련된 최소 자료만 필요한 근거·기간에 한정하고, 일반 문의 전체를 분쟁 대비 자료로 계속 보관하지 않습니다.

회원이나 공유받은 사람이 내려받은 사본은 해당 보유자가 별도로 관리합니다.

6. 쿠키와 기기 저장, 녹음 권한

로그인 상태 유지와 가입·인증 진행에 필요한 쿠키를 사용합니다. Google·Apple·이메일 인증 후 로그인은 기본 28일간 유지되며 서비스 이용 중 유지 기간이 갱신됩니다. 로그아웃하면 해당 로그인은 종료됩니다. 기존 아이디 로그인에서 로그인 유지를 선택하지 않으면 브라우저 세션 동안 유지됩니다. 임시 인증 정보는 사용·취소·만료 후 정리합니다.

브라우저에는 테마와 선택한 경우 로그인 ID가 저장됩니다. 중단된 AI 요청을 이어가기 위한 요청 정보·질문이 현재 기기의 세션 저장소에 임시로 남을 수 있습니다. 브라우저의 사이트 데이터 삭제와 쿠키 차단으로 이를 관리할 수 있지만 로그인과 요청 복구가 제한될 수 있습니다. 기기 저장을 지우는 것만으로 서버의 회의·대화가 삭제되지는 않습니다.

가입 경로 분석이 켜진 경우 광고 주소의 UTM 구분값을 브라우저에 최대 24시간 보관합니다. Google·이메일 인증을 시작할 때 이 값을 전달하고 신규 가입이 완료된 계정에만 연결합니다. 로그인·가입 완료 또는 가입 취소 시 브라우저의 UTM을 지웁니다. 다른 탭에서도 정리되도록 식별정보가 없는 정리 시각만 최대 24시간 남기며, 이 값은 서버로 보내지 않습니다. 브라우저의 사이트 데이터 삭제·저장 차단으로 해당 기기 저장을 관리할 수 있으며, UTM 저장을 차단해도 로그인과 회의록 기능은 이용할 수 있습니다.

같은 수집이 켜진 경우 공개 홈·로그인 화면의 방문 대비 가입 비율을 확인하기 위해 자사 방문 구분 쿠키 VTM_VISITOR를 최대 90일 사용합니다. 서버는 원문 쿠키 대신 해시한 값으로 같은 브라우저의 한 달 내 중복 방문을 제거하고, 신규 가입이 완료되면 그 방문에 연결합니다. 로그인된 제품 화면의 방문이나 회의 내용은 이 방문 기록에 넣지 않습니다. 쿠키를 차단해도 서비스는 이용할 수 있지만 해당 방문은 집계되지 않으며, 기기·브라우저 변경이나 사이트 데이터 삭제 후에는 같은 사람으로 구별하지 못할 수 있습니다. 방문 수집의 과도한 요청을 줄이는 IP 해시는 분 단위 제한용 서버 메모리에서만 잠시 사용하고 분석 DB에 보관하지 않습니다.

마이크는 회원이 녹음을 요청하고 기기 권한을 허용한 범위에서 사용합니다. 데스크톱의 컴퓨터 소리 녹음에는 다른 앱의 통화·출력 소리도 포함될 수 있습니다. 화면 영상은 녹음 자료로 저장하지 않습니다. 기기나 브라우저의 권한 설정에서 녹음을 차단할 수 있으며 해당 녹음 기능이 제한됩니다.

브라우저가 GPC(개인정보 보호 요청) 또는 Do Not Track 요청을 전달하면 Google 태그를 불러오지 않습니다. 브라우저의 추적 차단 기능으로 해당 태그를 차단해도 로그인과 회의록 기능을 이용할 수 있습니다. 쿠키만 차단하면 쿠키 없는 측정 요청까지 모두 중단되는 것은 아닙니다.

7. 개인정보 보호조치

서비스 통신 암호화, 비밀번호 해시 저장, 계정·워크스페이스별 접근권한 검사, 임시 인증값의 만료·재사용 방지를 적용합니다. 운영 권한이 있는 관리자는 문의 처리·장애 대응 등 업무에 필요한 범위에서 계정·회의·피드백에 접근할 수 있습니다.

8. 권리 행사와 문의

정보주체는 관계 법령에 따라 열람, 정정·삭제, 처리정지, 동의 철회 등을 제1절 접수처로 요청할 수 있습니다. 회원이 아닌 회의 참여자와 적법한 대리인도 요청할 수 있습니다. 운영자는 본인 또는 대리권 확인에 필요한 최소한의 정보를 확인하고 법정 기한에 따라 처리 결과를 알립니다.

법령상 의무나 다른 사람의 권리 보호 등으로 요청을 제한하는 경우에는 그 근거·이유와 이의 제기 방법을 안내합니다. 회사가 개인정보처리자인 자료는 해당 회사와 협력하여 처리합니다. 앱 내 탈퇴 외의 권리 요청도 접수처로 보낼 수 있습니다.

개인정보 침해 상담·신고는 개인정보침해신고센터 (국번 없이 118), 분쟁조정은 개인정보분쟁조정위원회 (1833-6972)를 이용할 수 있습니다.

9. 방침의 변경

처리 목적·항목·보관기간·업체 등 중요한 변경은 내용과 적용 시점을 안내하고 법령상 필요한 추가 동의 절차를 진행합니다. 시행일과 이전 버전의 확인 방법을 함께 제공합니다.